Notion kann vieles – aber genau das ist oft das Problem.

Wer als Selbständiger mit Notion arbeitet, braucht keine 50 Optionen, sondern klare Systeme für die wichtigsten Arbeitsbereiche: Kundenmanagement, Aufgaben, Wissensdokumentation.

In diesem Artikel zeigen wir die 10 besten Notion-Templates für Selbständige 2026 – von Sales CRM über Aufgabenmanagement bis hin zu internen Wikis. Nicht jedes Template passt für jeden. Aber wenn du weißt, wo dein größter Schmerzpunkt liegt, findest du hier das richtige System.

1. Team Wiki / Wissensdatenbank

Wofür es gedacht ist: Ein zentraler Ort für Prozesse, Anleitungen, interne Dokumentation und häufig gestellte Fragen.

Für wen es Sinn macht: Teams ab 3–5 Personen, die nicht mehr alles mündlich klären können. Auch Selbständige mit wiederkehrenden Prozessen profitieren davon.

Wann es nicht passt: Wenn du alleine arbeitest und alle Prozesse im Kopf hast. Dann ist der Aufwand oft größer als der Nutzen.

Worauf du achten solltest: Ein gutes Wiki ist klar strukturiert, nicht zu verschachtelt und hat eine sinnvolle Navigation. Es sollte nicht zu einem Ablageplatz für alles werden, sondern gezielt die wichtigsten Informationen abbilden.

2. Meeting Notes & Protokolle

Wofür es gedacht ist: Meetings dokumentieren, Entscheidungen festhalten, Follow-ups nachverfolgen.

Für wen es Sinn macht: Teams, die regelmäßig Meetings haben und nicht jedes Mal neu diskutieren wollen, was letztes Mal besprochen wurde.

Wann es nicht passt: Wenn Meetings selten sind oder die meiste Kommunikation asynchron läuft.

Worauf du achten solltest: Das Template sollte nicht zu komplex sein. Eine einfache Struktur mit Datum, Teilnehmern, Themen und Action Items reicht meist. Wichtig ist, dass Follow-ups klar verknüpft werden – sonst versanden die Aufgaben.

3. Sales CRM – Leads, Angebote und Deals verwalten

Wofür es gedacht ist: Alle Kundenanfragen, Angebote und laufenden Deals an einem Ort. Klare Pipeline, keine Excel-Listen mehr.

Für wen es Sinn macht: Selbständige, Agenturen, Berater – alle, die aktiv Vertrieb machen und den Überblick über Leads und Abschlüsse behalten wollen.

Wann es nicht passt: Wenn du keine aktive Neukundengewinnung machst oder nur Bestandskunden betreust.

Warum es funktioniert: Unser Sales CRM von Template-Welt ist bewusst einfach gehalten – keine Überfrachtung mit Feldern, die niemand pflegt. Klare Phasen, schnelle Übersicht, direkt einsetzbar. Du kannst sofort loslegen, ohne erst das System verstehen zu müssen.

4. Content Planning / Redaktionskalender

Wofür es gedacht ist: Blog-Artikel, Social-Media-Posts, Newsletter planen und koordinieren.

Für wen es Sinn macht: Marketing-Teams, Content Creator, Agenturen, die regelmäßig Content produzieren.

Wann es nicht passt: Wenn Content nur sporadisch entsteht oder du keine festen Publikationsrhythmen hast.

Worauf du achten solltest: Ein guter Redaktionsplan zeigt den Status jedes Contents (Idee, in Arbeit, fertig, veröffentlicht) und hat klare Zuständigkeiten. Kalenderansicht ist hilfreich, aber die Listenansicht sollte trotzdem funktionieren.

5. Recruiting / Bewerbermanagement

Wofür es gedacht ist: Bewerber tracken, Interviews planen, Feedback dokumentieren.

Für wen es Sinn macht: Unternehmen, die mehrmals im Jahr neue Leute einstellen und den Prozess strukturieren wollen.

Wann es nicht passt: Wenn du nur alle paar Jahre mal jemanden suchst. Dann reicht eine simple Liste.

Worauf du achten solltest: Das Template sollte verschiedene Phasen abbilden (eingegangen, Gespräch, Zusage, Absage) und Platz für Notizen bieten. Bewerbungsunterlagen kannst du in Notion hochladen oder verlinken.

6. Aufgaben- & Projektmanagement

Wofür es gedacht ist: Tägliche Arbeit strukturieren, Prioritäten setzen, den Überblick behalten.

Für wen es Sinn macht: Teams und Einzelpersonen, die nicht mehr im Chaos arbeiten wollen. Besonders sinnvoll, wenn mehrere Projekte parallel laufen.

Wann es nicht passt: Wenn deine Arbeit sehr spontan ist und Planung keinen Sinn ergibt.

Warum es funktioniert: Unser Task Manager von Template-Welt ist nicht zu komplex. Klare Priorisierung, sinnvolle Ansichten, keine unnötigen Felder. Du siehst sofort, was heute wichtig ist – ohne dich durch drei Dashboards zu klicken.

7. Budget Tracker / Finanzübersicht

Wofür es gedacht ist: Einnahmen und Ausgaben im Blick behalten, einfache Budgets planen.

Für wen es Sinn macht: Selbständige und kleine Teams, die eine schnelle Übersicht wollen, ohne gleich ein Buchhaltungs-Tool zu nutzen.

Wann es nicht passt: Wenn du eine richtige Buchhaltungssoftware brauchst oder komplexe Finanzprozesse hast.

Worauf du achten solltest: Ein Budget Tracker in Notion sollte simpel sein. Kategorien, Beträge, Datum – mehr braucht es oft nicht. Er ersetzt keine Steuerberatung, aber hilft dir, den Überblick zu behalten.

8. OKR / Zielverfolgung

Wofür es gedacht ist: Unternehmensziele definieren, Quartalsplanung, Fortschritte messen.

Für wen es Sinn macht: Teams mit strategischer Planung, die mit klaren Zielen arbeiten wollen.

Wann es nicht passt: Für die meisten Selbständigen ist das zu viel Overhead. Wenn du keine großen strategischen Ziele über Quartale hinweg verfolgst, brauchst du das nicht.

Worauf du achten solltest: OKR-Templates können schnell zu komplex werden. Wichtig ist, dass die Ziele klar formuliert sind und der Fortschritt einfach gemessen werden kann.

9. Company Hub / Wissensbasis

Wofür es gedacht ist: Die zentrale Anlaufstelle für alles Wichtige im Unternehmen – Prozesse, Kontakte, Links, Dokumentation.

Für wen es Sinn macht: Teams ab 3–5 Personen, die nicht mehr alles im Kopf haben. Reduziert Nachfragen und sorgt dafür, dass neue Leute sich schnell zurechtfinden.

Wann es nicht passt: Wenn du alleine arbeitest und keine wiederkehrenden Prozesse hast.

Warum es funktioniert: Unser Company Hub von Template-Welt ist mehr als nur ein Wiki. Er ist strukturiert, logisch aufgebaut und verbindet die wichtigsten Arbeitsbereiche an einem Ort. Kein Durcheinander, keine verstreuten Infos – alles da, wo es hingehört.

10. Kundenprojekte / Dienstleister-Dashboard

Wofür es gedacht ist: Projekte für Kunden verwalten, Timelines tracken, Deliverables dokumentieren.

Für wen es Sinn macht: Agenturen, Berater, Dienstleister, die pro Kunde eigene Projekte führen.

Wann es nicht passt: Wenn du keine projektbasierte Arbeit machst oder nur wenige Kunden hast.

Worauf du achten solltest: Ein gutes Kundenprojekt-Template zeigt Status, Deadlines und offene Aufgaben auf einen Blick. Es sollte nicht zu verschachtelt sein, sonst wird es schnell unübersichtlich.

‍

FAQs

FAQ 1: Was sind Notion Templates und wofür brauche ich sie?

Notion Templates sind vorgefertigte Systeme, die bestimmte Arbeitsbereiche strukturieren – zum Beispiel Kundenmanagement, Aufgabenplanung oder Wissensdokumentation. Sie ersparen dir den Aufwand, alles von Grund auf selbst aufzubauen. Ein gutes Template ist direkt einsetzbar und lässt sich an deine Bedürfnisse anpassen, ohne dass du es komplett neu gestalten musst.

FAQ 2: Welche Notion Templates sind für Selbständige am sinnvollsten?

Für Selbständige sind drei Bereiche besonders wichtig: Kundenmanagement (z.B. ein Sales CRM für Leads und Angebote), Aufgabenmanagement (um den Überblick über tägliche Arbeit zu behalten) und eine Wissensbasis (für Prozesse und Dokumentation). Welches Template du zuerst brauchst, hängt davon ab, wo bei dir aktuell das größte Chaos herrscht.

FAQ 3: Sind kostenlose Notion Templates genauso gut wie kostenpflichtige?

Kostenlose Templates sind oft generisch und wenig durchdacht. Sie geben dir eine Grundstruktur, aber selten ein fertiges System. Kostenpflichtige Templates – besonders von spezialisierten Anbietern – sind meist besser strukturiert, praxiserprobt und enthalten klare Anwendungsfälle. Der Unterschied liegt darin, ob du ein leeres Gerüst bekommst oder ein durchdachtes System, das direkt funktioniert.

FAQ 4: Kann ich Notion Templates an meine Bedürfnisse anpassen?

Ja, das ist der große Vorteil von Notion. Ein gutes Template sollte so aufgebaut sein, dass du es ohne großen Aufwand anpassen kannst – zum Beispiel Felder hinzufügen, Ansichten ändern oder Kategorien umbenennen. Wichtig ist, dass die Grundstruktur logisch ist. Dann musst du nicht alles neu bauen, sondern kannst gezielt anpassen.

FAQ 5: Welches Notion Template ersetzt ein CRM-System?

Ein Sales CRM in Notion kann für Selbständige und kleine Teams ein vollwertiges CRM ersetzen – solange du keine komplexen Automatisierungen oder Integrationen brauchst. Es eignet sich gut, um Leads, Angebote und Deals zu verwalten. Für größere Vertriebsteams mit vielen Schnittstellen sind spezialisierte CRM-Tools oft besser.

FAQ 6: Brauche ich mehrere Notion Templates oder reicht eins?

Das hängt davon ab, wie du arbeitest. Viele Selbständige starten mit einem Template für den größten Schmerzpunkt – zum Beispiel ein CRM, wenn Leads verloren gehen, oder ein Task Manager, wenn die Aufgaben im Chaos versinken. Mit der Zeit kannst du weitere Templates ergänzen, aber du brauchst nicht alles auf einmal. Fokus auf ein System ist oft besser als fünf halbfertige Setups.

FAQ 7: Was ist der Unterschied zwischen einem Notion Template und einem Notion Dashboard?

Ein Template ist ein vorgefertigtes System für einen bestimmten Zweck – zum Beispiel Kundenmanagement oder Aufgabenplanung. Ein Dashboard ist eine Übersichtsseite, die verschiedene Bereiche an einem Ort zusammenführt. Viele Templates enthalten Dashboards, aber nicht jedes Dashboard ist ein vollständiges System. Ein gutes Template liefert Struktur und Logik, nicht nur eine hübsche Ansicht.