Notion ist als Business-Tool extrem leistungsfähig, wenn es richtig eingesetzt wird. Bevor Sie sich das Power-User-Wissen aneignen, ist es sinnvoll, sich mit den wichtigsten Notion-Funktionen vertraut zu machen, die Ihnen bereits helfen können, die Effizienz Ihres Unternehmens und die Zusammenarbeit zu steigern.
Mit einigen leicht zu erlernenden Tricks können Sie Notion-Funktionen wie verschiedene Ansichten, Vorlagen und die öffentliche Freigabe nutzen.
Hier sind die 5 wichtigsten Notion-Funktionen, die Sie unbedingt kennenlernen sollten, wenn Sie mit Notion beginnen.
1. Datenbanken
Datenbanken sind eine der stärksten Notion-Funktionen. Sie bieten so viel Flexibilität und Möglichkeiten für den Umgang mit verschiedenen Arten von geschäftlichen und persönlichen Daten. Bevor Sie eine Datenbank erstellen, sollten Sie sich überlegen, welche Daten Sie in der Datenbank benötigen, wie diese organisiert werden sollen und in welchen Formen/Ansichten Sie die Daten sortieren und filtern möchten.
Was Notion-Datenbanken für Unternehmen so nützlich macht, ist die Möglichkeit, Ihre Daten in verschiedenen Ansichten zu betrachten. Lesen Sie mehr über die verschiedenen Ansichten unter dem nächsten Punkt.
Zusammen mit den Ansichten machen die Filter- und Sortierfunktionen Notion-Datenbanken noch leistungsfähiger und können Ihre tägliche Produktivität steigern. Mit wenigen Klicks können Sie Ihre Daten so sortieren und filtern, wie es für Sie sinnvoll ist - filtern Sie nach Aufgaben, die einem bestimmten Teammitglied zugewiesen sind, sortieren Sie sie nach Priorität oder Fortschritt usw.
2. Erstellen und Wechseln verschiedener Ansichten
Eine der einfachsten, aber auch leistungsfähigsten Funktionen von Notion sind verschiedene Ansichten derselben Datenbank. Nehmen wir an, Sie erstellen eine Kanban-Ansicht, um Ihre Aufgaben zu visualisieren. Mit ein paar Klicks können Sie dieselbe Kanban-Tafel nun auch als Tabelle oder Kalender anzeigen lassen. Erstellen Sie Ihre persönlichen Ansichten, passen Sie sie an Ihre Bedürfnisse an (Spalten ausblenden, filtern, sortieren usw.) und nutzen Sie alle Vorteile der Notion-Funktion.
Sie können einfach zwischen verschiedenen Ansichten wechseln, indem Sie dieselbe Tabelle/denselben Block verwenden, um die Dinge einfach zu halten und weniger Platz auf der Seite zu belegen.
Eine andere Möglichkeit besteht darin, eine neue, verknüpfte Datenbank zu erstellen, die ihre Daten aus der ursprünglichen Tabelle bezieht, die Sie aber ab jetzt in einer anderen Ansicht anzeigen können. Auf diese Weise können Sie dieselbe Tabelle z.B. als Kanban- und auch als Kalenderansicht sehen (perfekt für die Verwaltung von Inhalten und Redaktionskalendern - dieselben Daten sind als Tabelle und als Kalender sichtbar).
Machen Sie Daten in der am besten geeigneten Form sichtbar und leicht verständlich! 🗂
3. Erstellen Sie fertige Vorlagen, um Ihre Arbeitsabläufe zu verbessern
Eine weitere leistungsstarke Funktion von Notion sind Vorlagen. Sie können fertige Vorlagen für eine Vielzahl von Anwendungsfällen erstellen. Nehmen wir zum Beispiel Besprechungsnotizen.
Es gibt viele verschiedene Arten von Besprechungen. Für alle werden unterschiedliche Notizen/Aufzeichnungen benötigt. In Notion können Sie verschiedene Vorlagen für verschiedene Arten von Notizen erstellen. Wenn Sie also eine neue Besprechung haben, wählen Sie einfach die passende Vorlage aus, wenn Sie eine neue Notiz erstellen, und schon haben Sie einen Vorsprung mit vorausgefüllten Informationen. Ganz einfach, oder?
Mit den vorgefertigten Vorlagen haben Sie die richtigen Informationen und die richtige Struktur für verschiedene Meeting-Typen parat!
4. Kommentare und Erwähnungen
Die Zusammenarbeit im Team ist entscheidend für den Erfolg und die Produktivität eines Unternehmens. Verwenden Sie Notion, um alles aufeinander abzustimmen und auf dem neuesten Stand zu halten. Kommentieren Sie Seiten, Aufgaben, Notizen. Lassen Sie sich benachrichtigen, wenn jemand Sie markiert, um immer auf dem neuesten Stand zu sein.
Um jemanden zu erwähnen und/oder einem Teammitglied eine Aufgabe zuzuweisen, schreiben Sie einfach @+ den Namen Ihres Teammitglieds. Um etwas zu kommentieren, markieren Sie einfach den Text/die Information, den/die Sie kommentieren möchten, und wählen Sie dann in der sich öffnenden Menüleiste “Comment".
Notion bietet Ihnen auch die Möglichkeit, einen guten Überblick über die Kommentare und Benachrichtigungen zu erhalten.
Nutzen Sie die leistungsstarken Kollaborationsfunktionen von Notion, um alle benötigten Informationen mit den richtigen Personen auszutauschen, damit alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind und die benötigten Informationen von verschiedenen Teammitgliedern erhalten.
5. Freigabe der Seite für die Öffentlichkeit
Meistens möchten Sie, dass die Seiten nur für Ihr Team zugänglich sind. Es gibt jedoch einige Fälle, in denen es von Vorteil sein kann, Notion-Seiten öffentlich zugänglich zu machen. Zwei Optionen, die viele kleine und mittlere Unternehmen benötigen, sind Jobs (+offene Stellen) und Marken-/Medienkitseiten. Eine weitere gute Idee ist eine kundenspezifische Seite, die dann mit genau diesen Kunden geteilt werden kann (z.B. eine Seite mit Projektdetails, Aufgaben und Fortschritt, wichtigen Dateien usw.).
Vermeiden Sie das Hin- und Herschicken von Dateien und veraltete Webseiten. Teilen Sie einfach den Link zu der Notion-Seite, die Sie und/oder Ihr Team immer auf dem neuesten Stand halten.
