Notion Status-Eigenschaft: So organisieren Sie Ihre Projekte effizienter

Was ist die Status-Eigenschaft in Notion?

Mit der Einführung der Status-Eigenschaft („Status Property“) hat Notion ein wichtiges Feature für strukturierte Workflows und Projektmanagement ergänzt. Anders als die klassische Select- oder Multi-Select-Eigenschaft ist die Status-Eigenschaft speziell dafür konzipiert, Prozesse in definierten Phasen abzubilden – zum Beispiel „Offen“, „In Arbeit“ oder „Erledigt“.

Diese neue Eigenschaft bringt standardisierte Statuswerte mit, die sich leicht anpassen lassen. Damit bietet sie ein konsistentes Erlebnis in der Teamarbeit und spart Zeit beim Einrichten von Workspaces. Auch Automatisierungen – z. B. mit Notion Automations oder Zapier – lassen sich damit einfacher umsetzen.

Besonders nützlich ist die Status-Eigenschaft in Aufgaben- oder Projekt-Datenbanken, wo eine klare Phasenstruktur wichtig ist. Sie erlaubt:

• eine visuelle Organisation von Workflows,
• einheitliche Statusbezeichnungen im ganzen Workspace,
• klare Verantwortlichkeiten je nach Status.

Vorteile der Status-Eigenschaft für Projektmanagement und Teams

Die Status-Eigenschaft wurde mit dem Ziel entwickelt, Teams das Leben leichter zu machen – besonders in Projekten mit mehreren Beteiligten oder sich wiederholenden Abläufen. Im Vergleich zu individuell erstellten Select-Feldern bietet die Status-Eigenschaft entscheidende Vorteile für das Projektmanagement in Notion:

1. Standardisierung:

Alle Mitglieder eines Teams arbeiten mit denselben Statuswerten, was Missverständnisse reduziert und den Onboarding-Prozess erleichtert.

2. Bessere Übersicht:

In der Board- oder Kalenderansicht lassen sich Aufgaben nach Status gruppieren – das sorgt für Klarheit und visuelle Struktur.

3. Automatisierung & Filter:

Dank der vordefinierten Statusarten (z. B. „Nicht gestartet“, „In Bearbeitung“, „Abgeschlossen“) können Automatisierungen einfacher implementiert und Daten leichter gefiltert werden.

4. Effiziente Kommunikation:

Teammitglieder sehen auf einen Blick, welcher Schritt als Nächstes ansteht oder wo Aufgaben gerade festhängen.

Die Status-Eigenschaft schafft damit eine klare Grundlage für transparente, nachvollziehbare Workflows – ein echter Gewinn für alle, die Notion im Team oder für größere Projekte einsetzen.

So fügen Sie die Status-Eigenschaft in Ihrer Notion-Datenbank hinzu

Das Hinzufügen der Status-Eigenschaft in Notion ist unkompliziert – egal, ob Sie eine bestehende Datenbank erweitern oder eine neue Vorlage erstellen. So funktioniert’s Schritt für Schritt:

1. Datenbank öffnen: Gehen Sie zu Ihrer gewünschten Notion-Datenbank (z. B. Aufgaben, Projekte, Redaktionsplan).

2. Neue Eigenschaft hinzufügen: Klicken Sie auf das Pluszeichen rechts in der Tabellenansicht oder auf „+ Add a property“ im Eigenschaftenmenü.

3. „Status“ auswählen: Wählen Sie „Status“ als Eigenschaftstyp. Notion fügt automatisch Standardwerte hinzu (wie „Nicht gestartet“, „In Bearbeitung“, „Erledigt“).

4. Statuswerte anpassen: Sie können bestehende Statusoptionen umbenennen, löschen oder eigene hinzufügen. Auch Farben lassen sich individuell festlegen.

5. Eigenschaft benennen: Geben Sie der Eigenschaft einen passenden Namen, z. B. „Projektstatus“ oder „Task Phase“.

Diese Funktion ist besonders nützlich, wenn Sie klar definierte Prozesse abbilden möchten – sei es im Einzelprojekt, im Team oder in einem komplexen Workflow.

Anwendungsbeispiele: Status-Tags effektiv nutzen

Die Status-Eigenschaft ist vielseitig einsetzbar – besonders dann, wenn Aufgaben und Projekte durch klar definierte Phasen laufen. Hier sind einige typische Beispiele, wie Sie die Funktion sinnvoll nutzen können:

1. Aufgabenverwaltung:

Nutzen Sie Status-Tags wie „Offen“, „In Arbeit“, „Warten auf Feedback“, „Abgeschlossen“, um Aufgaben strukturiert durch alle Bearbeitungsphasen zu leiten.

2. Content-Planung:

In einem Redaktionskalender können Sie Statuswerte wie „Idee“, „In Bearbeitung“, „Zur Freigabe“, „Veröffentlicht“ einsetzen.

3. Projektmanagement:

Für komplexe Projekte können Sie mit benutzerdefinierten Statuswerten (z. B. „Konzeption“, „Testphase“, „Go-Live“) den Überblick über Fortschritt und Verantwortlichkeiten behalten.

4. Kunden-Onboarding:

Auch in CRM-Setups hilft der Status – z. B. mit Werten wie „Lead“, „Kontakt aufgenommen“, „Verhandlung“, „Kunde gewonnen“.

Durch den gezielten Einsatz von Status-Tags wird Notion zu einem mächtigen Tool für strukturierte Prozesse und transparente Zusammenarbeit.

Status-Eigenschaft vs. Select-Property: Ein Vergleich

Viele Nutzer fragen sich: Was ist der Unterschied zwischen der neuen Status-Eigenschaft und der bereits bekannten Select-Property in Notion? Beide bieten eine ähnliche Funktion – das Zuweisen von Kategorien oder Zuständen – aber im Detail gibt es wichtige Unterschiede:

1. Vordefinierte Statusphasen:

Die Status-Eigenschaft kommt mit einem Set vordefinierter Statuswerte (z. B. „Nicht gestartet“, „In Bearbeitung“, „Erledigt“), die sich nach Best Practices für Workflows richten. Select-Felder starten dagegen leer und müssen komplett manuell konfiguriert werden.

2. Statusgruppen:

Statuswerte sind in drei Gruppen unterteilt: „Nicht gestartet“, „Aktiv“ und „Abgeschlossen“. Das erleichtert die visuelle Organisation – vor allem in der Board-Ansicht. Eine Select-Eigenschaft bietet diese Gruppierung nicht.

3. Bessere Kompatibilität mit Workflows:

Status-Felder lassen sich leichter mit Automationen, Filtern und Vorlagen kombinieren, da ihre Struktur von Notion erkannt und bevorzugt unterstützt wird.

4. Intention & Usability:

Während Select ideal für Labels wie Kategorien, Prioritäten oder Themen ist, wurde die Status-Eigenschaft gezielt für Prozessphasen entwickelt.

Kurz gesagt: Wer Prozesse abbilden will, greift zur Status-Eigenschaft. Wer mehr Freiheit in der Benennung oder farblichen Gestaltung benötigt, kann weiterhin Select verwenden – oder beides kombinieren.

Status-Eigenschaft in der Board-Ansicht: Kanban optimal nutzen

Ein großer Vorteil der Status-Eigenschaft zeigt sich in der Notion-Board-Ansicht (Kanban-Stil). Hier lassen sich Aufgaben nach Status gruppieren – ideal für agile Teams oder Redaktionspläne. So nutzen Sie das Feature optimal:

1. Automatische Spaltenstruktur:

Wenn Sie in einer Board-Ansicht die Gruppierung nach „Status“ wählen, erstellt Notion automatisch Spalten basierend auf den drei Statusgruppen: „Nicht gestartet“, „Aktiv“ und „Abgeschlossen“.

2. Klare Übersicht und Drag-and-Drop:

Sie können Aufgaben einfach per Drag-and-Drop in andere Status verschieben – und damit den Fortschritt visuell steuern.

3. Visuelle Trennung nach Phasen:

Die Gruppenstruktur sorgt für eine klare Trennung zwischen offenen, laufenden und erledigten Aufgaben – besonders hilfreich bei größeren Teams oder parallelen Projekten.

4. Synchronisation mit anderen Ansichten:

Änderungen am Status in der Board-Ansicht wirken sich automatisch auf die Tabellen-, Kalender- oder Zeitachsenansicht aus.

Die Kombination aus Status-Eigenschaft und Kanban-Ansicht macht Notion zu einem flexiblen Tool für transparente, agile Workflows.

Fazit: Lohnt sich die Nutzung der Status-Eigenschaft in Notion?

Die neue Status-Eigenschaft in Notion ist mehr als nur ein kosmetisches Update – sie ist ein echter Produktivitäts-Booster. Besonders im Projektmanagement, bei Aufgabenplanung oder in Team-Workflows bringt sie Struktur, Übersicht und Effizienz.

Wer bisher mit Select-Feldern improvisiert hat, bekommt jetzt ein Tool an die Hand, das speziell für Prozessphasen konzipiert wurde. Dank der Standardisierung, besseren Integration in die Board-Ansicht und Automatisierungsmöglichkeiten ist sie ein klarer Gewinn – sowohl für Einzelpersonen als auch Teams.

Kurz gesagt:Die Status-Eigenschaft lohnt sich für alle, die mit Notion nicht nur Inhalte sammeln, sondern aktiv Projekte steuern und optimieren möchten.