Notion vs Excel für die Geschäftsplanung: Was lohnt sich wirklich?

Was ist besser für die Geschäftsplanung: Notion oder Excel?

Wenn es um die Organisation und Planung im Business geht, stehen viele vor der gleichen Frage: Soll ich weiterhin auf Excel setzen oder auf moderne Tools wie Notion umsteigen? Beide Plattformen haben ihre Stärken – aber sie verfolgen unterschiedliche Ansätze.

Excel ist seit Jahrzehnten ein Standard in der Unternehmenswelt. Tabellen, Formeln, Pivot-Tabellen – wer damit umgehen kann, bekommt ein mächtiges Werkzeug an die Hand. Doch genau hier liegt auch das Problem: Excel verlangt Struktur und technisches Know-how. Für komplexere Anwendungen muss man Formeln verstehen und sich mit der Datenstruktur auskennen.

Notion hingegen verfolgt einen modularen, flexiblen Ansatz. Es kombiniert Datenbanken, Seiten, Kalender, Aufgabenlisten und mehr – alles in einer intuitiven Benutzeroberfläche. Du kannst damit nicht nur planen, sondern auch dokumentieren, zusammenarbeiten und Prozesse abbilden.

Gerade für Solo-Selbstständige, kleine Teams oder kreative Projekte ist Notion oft die angenehmere Wahl – weil es weniger starr ist und sich an die eigene Arbeitsweise anpasst. Doch lohnt sich der Wechsel auch für größere Geschäftsprozesse?

Die wichtigsten Funktionen im Vergleich – Excel vs. Notion im Geschäftsalltag

1. Finanzplanung und Zahlenverständnis

Excel ist und bleibt der Klassiker, wenn es um Finanzplanung geht. Budgets, Forecasts, komplexe Berechnungen oder Pivot-Tabellen – all das lässt sich mit Excel hervorragend abbilden. Es ist besonders stark bei der Analyse großer Datenmengen und bietet eine fast unbegrenzte Vielfalt an Formeln.

✅ Ideal für detaillierte Budgetplanung, Cashflow-Analysen und Reporting

❌ Kaum visuelle oder inhaltliche Strukturierung über Zahlen hinaus

❌ Keine integrierte Teamarbeit oder Kommentarfunktion

Notion dagegen ist hier eher begrenzt einsetzbar. Zwar kannst du einfache Tabellen anlegen und sogar manuelle Berechnungen durchführen, aber dynamische Formeln und Echtzeit-Auswertungen wie in Excel fehlen. Für tiefgreifende Finanzanalysen ist es daher nur bedingt geeignet.

2. Projektplanung und Aufgaben­­management

Hier zeigt Notion seine wahre Stärke. Du kannst Projekte als Boards, Kalender oder Listen darstellen, Aufgaben mit Status, Priorität und Deadlines versehen und alles miteinander verknüpfen. Besonders praktisch: Mit ein paar Klicks baust du dir ein eigenes Dashboard für laufende Projekte – individuell und übersichtlich.

✅ Flexibel und visuell klar strukturiert

✅ Ideal für agile Methoden, Content-Planung, Roadmaps und OKRs

✅ Filter, Tags und Datenbankverknüpfungen sorgen für maximale Übersicht

❌ Nicht ganz so leistungsfähig bei Berechnungen oder Gantt-Diagrammen

Excel ist für Projektplanung hingegen eher sperrig. Zwar lassen sich To-do-Listen oder Zeitpläne darin abbilden, aber ohne Automatisierung, Priorisierung oder Ansichtwechsel wird es schnell unübersichtlich – besonders im Team.

3. Dokumentation und Wissensmanagement

In Sachen Wissensspeicherung liegt Notion klar vorne. Ob Meeting-Notizen, Anleitungen, Prozessbeschreibungen oder Onboarding-Dokumente – alles lässt sich sauber strukturieren, verlinken und gemeinsam bearbeiten. Die Kombination aus Text, Datenbank und visuellen Modulen ist ideal für Unternehmen, die ihr Wissen zentral halten wollen.

✅ Kommentarfunktion und Versionierung inklusive

✅ Inhalte sind durchsuchbar und miteinander verknüpfbar

✅ Seitenstruktur fördert logisches Arbeiten

❌ Nicht für Zahlenanalysen oder mathematisch komplexe Inhalte gedacht

Excel eignet sich hier kaum. Zwar lassen sich Daten festhalten, aber für strukturierte Dokumentation oder Team-Kommunikation fehlt jegliche Funktionalität.

Mein Praxistipp: Wenn du Aufgabenverwaltung, Kundendaten und Teamkoordination verbinden möchtest, kann ich dir mein eigenes Notion CRM & Task Manager System empfehlen. Es ist speziell für kleine Unternehmen und Solo-Unternehmer*innen gedacht, die klar strukturiert arbeiten wollen – ohne Overhead oder lange Einarbeitung.

Flexibilität und Benutzer­­freundlichkeit im Alltag

Im täglichen Gebrauch zeigt sich schnell, welches Tool wirklich mitdenkt – und welches eher Aufwand erzeugt. Genau hier unterscheiden sich Excel und Notion grundlegend.

Excel: Mächtig, aber techniklastig

Excel ist ein Werkzeugkasten für Profis. Wer es beherrscht, kann nahezu alles damit bauen – von Finanzmodellen bis hin zu Projektplänen. Doch gerade diese Vielseitigkeit ist auch eine Hürde:

• Neue Nutzer*innen brauchen oft viel Einarbeitungszeit.
• Anpassungen oder Erweiterungen sind meist nicht intuitiv.
• Die Oberfläche bleibt weitgehend unverändert, seit Jahren – funktional, aber wenig nutzerfreundlich.

Gerade bei der Zusammenarbeit wird es mühsam. Ohne SharePoint oder komplizierte Cloud-Lösungen arbeitet meist nur eine Person effektiv an einer Datei.

Notion: Flexibel, intuitiv und individuell anpassbar

Notion setzt auf ein modulares Baukastenprinzip. Statt vordefinierter Vorlagen kannst du alles frei gestalten – von der einfachen To-do-Liste bis zur komplexen Projektstruktur. Besonders angenehm:

• Inhalte lassen sich per Drag-and-drop verschieben.
• Du kannst blitzschnell neue Seiten, Datenbanken oder Ansichten erstellen.
• Alles wirkt visuell aufgeräumt und leicht zugänglich – auch für Einsteiger*innen.

Hinzu kommt: In Notion zu arbeiten fühlt sich oft an wie “Digitales Denken” – du entwickelst deine Strukturen im Flow, passt sie jederzeit an und verlierst trotzdem nicht die Übersicht.

Im Alltag entscheidend: Wer flexibel arbeiten, schnell Ideen strukturieren und mit anderen zusammenarbeiten möchte, erlebt Notion oft als echte Erleichterung. Excel bleibt ein Spezialwerkzeug – leistungsstark, aber eben auch starr und technisch.

Zusammenarbeit im Team: Notion vs Excel

Gute Tools fördern Teamarbeit, nicht nur individuelle Produktivität. Gerade bei der Geschäftsplanung ist es entscheidend, dass mehrere Personen gleichzeitig Zugriff auf Daten, Aufgaben und Dokumentationen haben – ohne Versionschaos oder Missverständnisse.

Excel: Zusammenarbeit mit Einschränkungen

Excel wurde ursprünglich für Einzelarbeit entwickelt. Zwar gibt es inzwischen Möglichkeiten zur gemeinsamen Bearbeitung – etwa über Microsoft 365 oder Google Sheets – doch wirklich reibungslos funktioniert das oft nicht:

• ❌ Gleichzeitiges Bearbeiten kann zu Konflikten führen
• ❌ Kommentare sind umständlich und nicht zentral steuerbar
• ❌ Versionskontrolle ist unübersichtlich
• ✅ Ideal, wenn eine Person für Analyse oder Reporting zuständig ist

Gerade in dynamischen Teams oder bei iterativen Prozessen stößt Excel schnell an seine Grenzen – vor allem, wenn Dokumente per Mail versendet oder lokal gespeichert werden.

Notion: Zusammenarbeit ist Kernprinzip

Notion wurde von Anfang an mit Blick auf kollaboratives Arbeiten entwickelt. Ob du alleine arbeitest oder im Team – alles ist auf Transparenz, Kommentierbarkeit und einfache Zugänglichkeit ausgelegt:

• ✅ Mehrere Personen können gleichzeitig an Inhalten arbeiten
• ✅ Kommentare lassen sich kontextbezogen zuweisen und nachverfolgen
• ✅ Aufgaben können direkt Personen zugewiesen werden
• ✅ Jeder sieht immer den aktuellen Stand – ganz ohne Dateiversand

Gerade bei Meeting-Notizen, Projektverfolgung oder Redaktionsplanung spielt Notion seine Stärken voll aus. Du arbeitest direkt im selben Raum – digital, aber synchron.

Zusammengefasst: Wenn du ein Team hast oder mit externen Partner*innen zusammenarbeitest, ist Notion deutlich besser geeignet. Es spart Zeit, vermeidet Kommunikationsprobleme – und ersetzt nebenbei gleich mehrere Tools.

Preis-Leistungs-Verhältnis: Welche Lösung rechnet sich?

Ob kleines Start-up oder wachsendes Unternehmen – bei der Toolwahl spielt der Preis natürlich eine Rolle. Doch entscheidend ist nicht nur, was ein Tool kostet, sondern was du dafür bekommst.

Excel: Oft im Microsoft-Paket enthalten

Viele Unternehmen nutzen Excel im Rahmen von Microsoft 365. Es ist also ohnehin vorhanden und verursacht keine zusätzlichen Kosten – zumindest auf den ersten Blick.

Allerdings gilt:

• ✅ Einmal eingerichtet, entstehen keine weiteren Gebühren
• ❌ Zusätzliche Tools (z. B. für Zusammenarbeit, Dokumentation) sind oft nötig
• ❌ Schulungen oder externe Hilfe bei komplexeren Anwendungen können teuer werden

Gerade bei individuellen Dashboards, Projektverfolgung oder CRM-Strukturen muss man oft externe Vorlagen kaufen oder alles selbst bauen – was Zeit und Nerven kostet.

Notion: Flexible Preisstruktur und integrierte Funktionen

Notion bietet eine kostenlose Basisversion, die für Solo-Nutzer*innen oft völlig ausreicht. Für Teams gibt es faire monatliche Tarife pro Person – inklusive Kollaboration, Versionierung, Datenbanken und mehr.

• ✅ Viele Funktionen schon in der Gratisversion
• ✅ Keine weiteren Tools für Aufgaben, Notizen oder Dokumentation nötig
• ✅ Große Auswahl an kostenlosen und kostenpflichtigen Vorlagen
• ❌ Preis steigt mit Teamgröße und Anzahl der aktiven Funktionen

Gerade bei kleinen Unternehmen rechnet sich Notion schnell – vor allem, wenn man berücksichtigt, dass es mehrere Tools gleichzeitig ersetzt: Aufgabenverwaltung, Dokumentation, Wiki, CRM, Redaktionsplan usw.

Mein Erfahrungswert: Wenn du heute mit Notion startest, sparst du dir morgen Tools wie Trello, Asana, Google Docs oder separate CRM-Systeme. Und mit einem strukturierten Setup wie meinem Notion CRM & Task Manager kommst du ohne teure Einarbeitungszeit direkt ins Arbeiten.

Für wen eignet sich welche Plattform?

Nicht jedes Tool passt zu jedem Team – und nicht jedes Unternehmen hat dieselben Anforderungen. Deshalb lohnt sich ein Blick darauf, welche Plattform sich für wen wirklich eignet.

Excel eignet sich besonders für dich, wenn…

• du regelmäßig mit großen Datenmengen oder komplexen Berechnungen arbeitest
• du tief in Finanzplanung, Controlling oder Reporting involviert bist
• dein Team schon mit Excel vertraut ist und du keine Umstellung brauchst
• du ein statisches Planungstool suchst, das vor allem für Einzelarbeit genutzt wird

Notion ist ideal, wenn…

• du flexibel und visuell arbeiten möchtest – ohne starre Tabellen
• du Geschäftsprozesse, Projekte und Kommunikation an einem Ort bündeln willst
• dein Team remote arbeitet oder oft gemeinsam an Inhalten arbeitet
• du zusätzlich Aufgaben, Notizen, CRM oder Prozesse abbilden möchtest
• du ein zentrales Tool suchst, das mit deinem Unternehmen mitwächst

Gerade für Solo-Selbstständige, Freelancer, Agenturen oder kleine Teams ist Notion oft die smartere Wahl – weil es viele Tools ersetzt und sich leicht anpassen lässt. Wer zusätzlich mit Kunden arbeitet oder den Überblick über Projekte behalten will, profitiert besonders von einem strukturierten Setup.

Tipp: Mit einem durchdachten Template – wie meinem Notion CRM & Task Manager – kannst du direkt loslegen, ohne dein eigenes System aufwendig aufzubauen. Es spart Zeit, sorgt für Klarheit und skaliert mit deinem Business.

Mein Tipp: Notion als CRM und Aufgaben­­manager nutzen

Wenn du Notion bisher nur als digitales Notizbuch oder Projekttool gesehen hast, wird es Zeit für einen Perspektivwechsel: Notion ist auch ein vollwertiges CRM und Task-Manager – wenn man es richtig aufsetzt.

Was viele unterschätzen: Du kannst in Notion nicht nur Kundeninformationen speichern, sondern auch den gesamten Prozess vom Erstkontakt über Aufgaben bis zur Projektabwicklung abbilden. Mit verknüpften Datenbanken und passenden Ansichten lässt sich dein Workflow genau so gestalten, wie du ihn brauchst.

So nutze ich Notion selbst im Business-Alltag:

• CRM-Datenbank: Kunden, Leads, Kontakte mit Tags, Status und Erinnerungen
• Task Manager: Aufgaben nach Projekt, Kunde oder Priorität filterbar
• Projektplanung: Alle To-dos, Absprachen, Notizen und Fristen an einem Ort
• Wissensspeicher: Standardprozesse, Vorlagen, wiederkehrende Abläufe

Das Beste daran: Alles ist vernetzt. Ein Klick auf einen Kundennamen – und du siehst sofort alle zugehörigen Aufgaben, Notizen und Deadlines.

Falls du nicht bei null anfangen willst, empfehle ich dir mein eigenes Notion CRM & Task Manager System. Es ist sofort einsatzbereit, leicht verständlich aufgebaut und ideal für Selbstständige, Coaches, kleine Agenturen und alle, die Struktur lieben – aber keine Lust auf Komplexität haben.

Fazit: Welche Lösung passt zu deinem Business?

Excel oder Notion? Die Antwort hängt davon ab, wie du arbeitest – und was du brauchst.

Wenn dein Fokus stark auf Zahlen, Analysen und Tabellen liegt, ist Excel nach wie vor unschlagbar. Es ist ein präzises Werkzeug für klassische Finanzplanung und Datenarbeit.

Wenn du hingegen flexibel, kollaborativ und prozessorientiert arbeitest – ob allein oder im Team – ist Notion die klar bessere Wahl. Es vereint Aufgabenmanagement, Projektplanung, Dokumentation und CRM in einem einzigen, leicht zugänglichen System.

Mein Fazit aus der Praxis: Notion ist mehr als nur ein Organisationstool. Richtig eingesetzt, wird es zur Schaltzentrale deines Unternehmens. Und wenn du dafür ein fertiges, strukturiertes Setup suchst, das sich sofort in deinen Arbeitsalltag integrieren lässt, ist mein Notion CRM & Task Manager ein idealer Einstiegspunkt.