Google Sheet CRM vs Notion CRM: Was ist die bessere Lösung für kleine Unternehmen?

Einleitung: Warum einfache CRMs gefragt sind

Viele Selbständige, Startups und kleine Unternehmen stehen früher oder später vor derselben Herausforderung: Wie lassen sich Kundenkontakte, Anfragen und Verkaufsprozesse übersichtlich organisieren – ohne teure Software?

Die erste Lösung liegt oft auf der Hand: ein simples Google Sheet CRM. Schnell erstellt, kostenlos, flexibel. Doch mit wachsender Kundenzahl und zunehmender Komplexität stößt man damit schnell an Grenzen.

In diesem Artikel vergleichen wir das klassische Google Sheet CRM mit einer modernen Alternative: einem CRM-System auf Basis von Notion – inklusive einer praxiserprobten, deutschsprachigen CRM-Vorlage von Template-Welt. Wir zeigen dir, welche Lösung besser zu deinem Arbeitsstil passt – und wann es sich lohnt, umzusteigen.

Was kann ein Google Sheet CRM wirklich leisten?

Ein CRM in Google Sheets zu erstellen ist für viele der erste Schritt in Richtung besserer Kundenorganisation. Es ist kostenlos, schnell aufgesetzt und erfordert keine technischen Vorkenntnisse. Für Solo-Selbständige oder kleine Teams mit wenigen Kontakten kann das zunächst völlig ausreichend sein.

Ein typisches Google Sheet CRM enthält oft:

• eine Liste von Leads oder Kunden,
• Spalten für Kontaktdaten, Status, letzte Aktivität,
• einfache Filter oder farbliche Markierungen zur Übersicht.

Vorteile von Google Sheet CRMs:

• Kostenlos und sofort nutzbar
• Flexibel anpassbar für einfache Anwendungsfälle
• Ideal für den Einstieg oder als Übergangslösung

Doch mit der Zeit zeigen sich Schwächen: Sobald mehr Daten dazukommen oder Teammitglieder mitarbeiten sollen, wird die Pflege schnell unübersichtlich und fehleranfällig. Beziehungen zwischen Kontakten, Aufgaben oder Deals lassen sich kaum abbilden, Automatisierungen fehlen vollständig – und aus dem einfachen Tool wird schnell ein Datenchaos.

Grenzen von Google Sheets als CRM – und wann es Zeit für mehr ist

Auch wenn ein Google Sheet CRM für den Einstieg funktioniert, stößt es schnell an seine Grenzen – vor allem, wenn dein Business wächst oder du professioneller arbeiten willst.

Typische Probleme bei der Nutzung von Google Sheets als CRM:

• Fehlende Übersicht bei vielen Kontakten: Ohne strukturierte Datenbank-Logik wird es mit wachsender Datenmenge schwierig, den Überblick zu behalten. Du musst manuell filtern, sortieren und aktualisieren – das kostet Zeit und birgt Fehlerquellen.
• Keine Beziehungen zwischen Daten: Ein Lead kann zwar in einer Zeile stehen – aber du kannst ihn nicht mit Aufgaben, E-Mails oder Deals verknüpfen. Dadurch fehlt der Kontext, den ein echtes CRM bietet.
• Keine Automatisierungen: Erinnerungen, Statuswechsel, Follow-ups? In Google Sheets musst du alles manuell pflegen. Automatisierte Prozesse sind ohne Zusatztools kaum möglich.
• Nicht mobil- oder teamfreundlich: Die Bedienung auf dem Smartphone ist umständlich. Wenn mehrere Personen gleichzeitig arbeiten, kommt es leicht zu Versionskonflikten oder Missverständnissen.
• Schnell unprofessionell gegenüber Kunden: Wer CRM mit Excel oder Google Sheets betreibt, signalisiert oft unbeabsichtigt: „Wir sind noch nicht so richtig organisiert.“

Wenn du also mehr Struktur, Skalierbarkeit und Effizienz brauchst, ist es Zeit für eine Alternative.

Warum Notion als CRM-Tool eine moderne Alternative ist

Notion hat sich längst von einem reinen Notiz-Tool zu einer flexiblen All-in-One-Plattform entwickelt – ideal auch für CRM-Systeme. Besonders für Solo-Gründer, Selbständige und kleine Teams bietet Notion die perfekte Kombination aus Struktur, Anpassbarkeit und Übersicht.

Was macht Notion als CRM so stark?

• Datenbank statt Tabelle: Anders als bei Google Sheets basiert ein CRM in Notion auf echten Datenbanken. Du kannst Kontakte, Aufgaben, Deals oder Projekte miteinander verknüpfen und filterbar darstellen.
• Klarer Überblick mit Kanban, Tabellen oder Kalenderansicht: Du bestimmst selbst, wie du deine Daten siehst: als Pipeline, To-do-Liste oder Zeitleiste. Kein wildes Scrollen mehr wie in Google Sheets.
• Mobil und im Team nutzbar: Notion funktioniert auf jedem Gerät – auch per App. Änderungen werden sofort synchronisiert, ohne Versionschaos.
• Erweiterbar mit Automatisierungen: In Verbindung mit Tools wie Make (ehemals Integromat) oder Zapier kannst du Erinnerungen, E-Mails oder Updates automatisieren – ohne eigene Programmierung.
• Mehr als nur ein CRM: Du kannst dein CRM direkt mit Projektmanagement, Meeting-Notizen oder einem Unternehmens-Wiki verbinden – alles an einem Ort, ohne Tool-Wechsel.

Mit der richtigen Vorlage wird Notion zu einer schlanken, durchdachten CRM-Lösung – ohne monatliche Kosten und mit vollem Überblick.

Notion CRM Vorlage von Template-Welt: Der einfache Umstieg

Für alle, die schnell und unkompliziert auf ein professionelles CRM in Notion umsteigen möchten, gibt es bei Template-Welt eine bewährte Lösung: die Notion Sales CRM Vorlage – speziell entwickelt für deutschsprachige Selbständige, Gründer und kleine Unternehmen.

Was macht die Vorlage besonders?

• Klare Struktur für Vertrieb & Kundenpflege - Übersichtliche Datenbanken für Leads, Kunden, Deals und Aufgaben – sofort einsatzbereit.
• Visualisierungen inklusive - Verkaufs-Pipelines, Status-Übersichten und einfache Reportings helfen dir, den Überblick zu behalten.
• Keine monatlichen Kosten - Du zahlst einmalig und kannst die Vorlage beliebig oft nutzen und anpassen – ganz ohne Abo.
• Praxisnah & erweiterbar - Die Vorlage basiert auf erprobten Vertriebsprozessen und lässt sich leicht mit weiteren Workflows oder Automatisierungen (z. B. E-Mail-Reminder, Kontaktformulare) erweitern.
• Sofort loslegen in deutscher Sprache - Keine Übersetzungsarbeit – alles ist für den deutschsprachigen Markt optimiert.

👉 Hier geht’s zur Vorlage: Notion Sales CRM Vorlage ansehen

Wenn du also bisher mit Google Sheets gearbeitet hast, wirst du die Struktur und Klarheit dieser Lösung lieben – und dich fragen, warum du nicht schon früher umgestiegen bist.

Fazit: Google Sheet CRM vs Notion CRM – was passt besser zu dir?

Ein Google Sheet CRM eignet sich gut für den Einstieg: Es ist kostenlos, schnell eingerichtet und ideal für Solo-Selbständige mit wenigen Kontakten. Doch je komplexer deine Prozesse werden – etwa mit Aufgaben, Follow-ups, Teammitgliedern oder mehreren Vertriebskanälen – desto mehr stößt du damit an Grenzen.

Ein CRM in Notion bietet dir deutlich mehr Struktur, Flexibilität und Übersicht. Mit der richtigen Vorlage kannst du Kunden, Deals und Aufgaben verknüpfen, deinen Verkaufsprozess visuell abbilden und sogar Automatisierungen integrieren – ganz ohne Programmierung. Und das Beste: Du brauchst kein teures Abo, sondern erhältst mit unserer Notion CRM Vorlage eine einmalige, sofort einsatzbereite Lösung.

Wenn du aktuell ein Google Sheet CRM nutzt und merkst, dass du mehr brauchst – dann ist jetzt der richtige Zeitpunkt, umzusteigen.

👉 Zur Notion Sales CRM Vorlage

FAQ: Häufige Fragen zum Thema Google Sheet CRM vs Notion CRM

Gibt es kostenlose CRM-Vorlagen für Google Sheets?

Ja, im Internet findest du viele kostenlose Vorlagen für Google Sheet CRMs. Diese sind jedoch oft sehr einfach gehalten und bieten keine integrierten Prozesse, Visualisierungen oder Automatisierungen.

Ist ein Google Sheet CRM für kleine Unternehmen ausreichend?

Für den Einstieg ja. Aber sobald mehrere Kunden, Aufgaben oder Teammitglieder dazukommen, wird es schnell unübersichtlich. In diesem Fall lohnt sich der Umstieg auf ein professionelleres System.

Kann ich Notion wirklich als vollwertiges CRM nutzen?

Ja. Mit der richtigen Struktur und Vorlage funktioniert Notion hervorragend als CRM – vor allem für Selbständige, Startups und kleine Teams. Du kannst Kunden verwalten, Vertriebsprozesse abbilden, Aufgaben planen und vieles mehr.

Benötige ich Programmierkenntnisse für ein Notion CRM?

Nein. Unsere Vorlage ist so aufgebaut, dass du sofort loslegen kannst – ohne technischen Aufwand. Du kannst sie anpassen, erweitern oder mit Tools wie Make/Zapier verknüpfen, wenn du möchtest.

Gibt es die Notion CRM Vorlage auch auf Deutsch?

Ja, die Vorlage von Template-Welt ist komplett auf Deutsch und speziell für den deutschsprachigen Markt optimiert.